The Butterfly Button

בס"ד

‏י"ג אדר ב תשפ"ב

‏16.03.2022

פרוטוקול ישיבת הנהלה מספר 12

מתאריך 14.3.2022

 

נוכחים (חברי הנהלה):

אבישי מזרחי, הרצל מנחם, דוד אמיניאן, אליהו בן נעים, אינה אפרתי, יוני לוי, דורית שטרית.

הנרי רוטנמר, עוזי בונדק – השתתפו בישיבה באמצעות זום.

 

משתתפים:

יעל כהן, מנכ"לית המינהל.

אורלי סבג, מנהלת כספים.

 

על סדר היום:   

  1. הרכב וסמכויות ועדת קאנטרי.
  2. כיסוי ביטוחי של חברי ההנהלה.
  3. עדכון אירועי יום העצמאות ויום הזיכרון.
  4. עדכון ועדת כספים.
  5. צירוף יוני לוי לועדת כספים.
  6. עדכון בתחום כח אדם.
  7. דיון בבקשת עובדי השטח בטלפון נייד 'עבודה'.
  8. עדכון בתחום קהילה.

 

מהלך הדיון:

  1. הרכב וסמכויות ועדת קאנטרי

ועדת קאנטרי פועלת כמעט כשנה אך למעט מינוי הרצל ליו"ר הועדה ההנהלה לא הגדירה בצורה מסודרת את חבריה ואת סמכויותיה ולפיכך נדרשת לסוגיה כעת.

הוחלט:

חברי הועדה -

הרצל מנחם (יו"ר), אבישי מזרחי, בן ציון שער, ויענקלה קסירר. חברים נוספים שהיו בועדה אך לא הגיעו לפגישות ולא לקחו חלק פעיל בדיונים, יצאו ממנה.

סמכויות הועדה -

בנושאים כספיים הועדה תרכז את הנתונים ותגבש המלצה שתועבר להנהלה להחלטתה.

בנושאים הנוגעים לניהול השוטף ובכלל זה לו"ז שעות פתיחה והפרדה, פעילות/סגירה בחגים, פיצוי למנויים ספצייפים וכיו"ב בסמכות הועדה לקבל החלטות בעצמה. יו"ר הועדה יעדכן את ההנהלה לכשהיא תתכנס.

 

 

  1. כיסוי ביטוחי של חברי ההנהלה.

יוני העלה את השאלה האם יש ואם כן מה כולל הכיסוי הביטוחי של חברי ההנהלה?

דורית השיבה שחברי ההנהלה מבוטחים בביטוח דירקטורים על ידי החברה למתנ"סים. ובהחלט מן הראוי לבחון מה הוא כולל והאם הכיסוי מספק.

 

הוחלט: נספח הביטוח הקיים יועבר לבדיקה על ידי יעוץ משפטי.

 

  1. עדכון אירועי יום העצמאות ויום הזיכרון.

הוצג על ידי יעל. התוכנית התקבלה ואושרה על ידי ההנהלה.

 

  1. עדכון ועדת כספים.

הרצל, יו"ר ועדת כספים, עדכן את חברי ההנהלה:

  • ועדת כספים דנה בשאלה האם לצאת למכרז פתוח או סגור (מכרז זוטא המתבסס על מאגר הספקים של העיריה. נבדק מול היעוץ המשפטי ונמצא כמותר) לקבלן השיפוץ לפאב. הועדה החליטה לצאת למכרז סגור.
  • ועדת כספים ביושבה כועדת מכרזים פחתה את תיבת המכרז למפעיל מזנון הקאנטרי. התיבה כללה הצעה אחת בלבד, שלא הכילה את כל המסמכים הנדרשים ולפיכך נפסלה על הסף.

ועדת כספים דנה בסוגיה והחליטה לצאת למכרז נוסף, באותם תנאים. אם גם במכרז זה לא ימצא זכיין מתאים, יצא המינהל למכרז לכח אדם ויפעיל את המזנון בעצמו.

  • אליהו בן נעים טען שדרישת המכרז להציג ערבות בנקאית היא דרישה מופרזת כיוון שהעמלה עליה גבוה כגובה הצ'ק עצמו ולכן מן הראוי לדרוש צ'ק בנקאי במקום ערבות בנקאית.

הוחלט: למסמכי המכרז תתווסף הערה האומרת שניתן להגיש צ'ק בנקאי או ערבות בנקאית.

 

  1. עדכוני כח אדם.

אליהו בן נעים, יו"ר ועדת כח אדם, עדכן את חברי ההנהלה:

  • נקלט מנהל מדיה ועוזר אישי להנהלה ולמנהלת המינהל.
  • בשל קושי לאתר עובדים מתאימים לתפקידי ניקיון ואחזקה של מבני המינהל במיוחד במשמרת אחר הצהרים והערב החלה התקשרות עם חברת כח אדם המתמחה בתפקידים מסוג זה.
  • נקלט רכז תרבות כללית בהיקף משרה 50%.
  • נבחרה מנהלת למעון החדש שעתיד להיפתח אחרי פסח.
  • במעון ובצהרונים יש תחלופה רגילה של כח אדם. כרגע הכל מאוייש ברוך ה'.
  • תוכנית המשפחות, המיועדת למשפחות רווחה ואחרות, חזרה לפעול וכל התקנים שבה מאויישים.
  • נקלטה עוזרת אדמיניסטרטיבית בתחום הגיל הרך בחצי משרה.
  • נקלטה מנהלת לתוכנית הלאומית לילדים ונוער בסיכון, בחצי משרה, שתהיה כפופה למנהלת הגיל הרך. משרה זו ממומנת על ידי העיריה ומלווה מקצועית על ידי צוות התוכנית העירוני.
  • המתכנן האורבני מסיים את עבודתו במינהל. לבקשתו. יצא מכרז ובימים אלה מתואם סבב הראיונות הראשון. בשלב זה יראיינו את המועמדים ליאת בכור, יוני לוי, ויעל כהן. המועמדים שיעברו לשלב הבא יתבקשו להכין 'הצגת שיתוף ציבור' אותו הם יציגו בפני כל חברי ההנהלה. ההחלטה הסופית תתקבל ע"י חברי ועדת כח אדם.
  • רכז הטבע ומורשת של המינהל מסיים את עבודתו. לבקשתו.

הוצגה התלבטות האם לפרסם במכרז 75% משרה כפי שהיה עד עתה או להוריד את היקף המשרה ל 50%.

הוחלט: היקף המשרה לא ירד וישאר על 75% כפי שהיה.

  • הנהלת שכונה צעירה בעיריה, ממשיכה לחפש עובד/ת לתפקיד רכזת שכונה צעירה אך טרם נמצא/ה.
  • נקלטה רכזת בנות שירות לאומי במשרה שעתית במימון העיריה.
  • מדריך גרעין אודי סיים את תפקידו. לבקשתו. נקלטה עובדת שעתית במקומו.
  • אחת המזכירות שמסייעת לרכזת החוגים במעקב ובניהול הטכני של המערכת מבקשת להפסיק את החלק הזה בתפקידה. יצא מכרז לאיתור עוזר/ת לרכזת החוגים. 50% משרה.
  • מחלקת צמיד ממשיכה לחפש מתאמי שיקום. בשלב זה כמעט כל המשרות מאויישות.
  • בקאנטרי נקלטו מספר עובדים שעתיים במערך הקבלה, בסטודיו ובחדר הכושר.

 

ועד עובדי המינהל פנה להסתדרות בבקשה להתאגד דרכה. הועד אסף חתימות של עובדים והתקיימה ישיבה ראשונה ביחד עם נציגי ההסתדרות. בישיבה נכחו מטעם ההנהלה: אבישי, אליהו בן נעים ויוני לוי. יפתח משא ומתן מול העובדים.

דורית ציינה שיש לעדכן את אגף חברה בעיריה על מהלך זה כיוון שחלק מהעובדים ממומנים ומלווים מקצועית על ידי העיריה.

 

  1. הצטרפות יהונתן לוי לועדת כספים.

כיוון שבאחת הישיבות האחרונות צורף דוד אמיניאן לועדת כספים ובכך מספר החברים בה הפך זוגי, עלתה הצעה לצרף גם את יהונתן לוי לועדה.

הוחלט: יהונתן לוי מצטרף לועדת כספים.

 

  1. דיון בבקשת עובדי השטח בטלפון נייד 'עבודה'.

יעל הסבירה את הצורך של הארגון שהוביל לבקשה.

המינהל מעוניין שעובדיו (בעיקר בתחום הקהילה, התכנון והביטחון הקהילתי) יהיו נגישים לפניות של תושבים, פעילים וחברי הנהלה בשעות שנוחות לאותם תושבים.

מטבע הדברים זמני הפעילות של מתנדבים הם בשעות אחר הצהרים, הערב וסופי שבוע ודווקא לא בשעות העבודה הרגילות בהן ניתן לפנות לרכזים דרך המזכירות במינהל או דרך טלפון קווי.

לא כל העובדים מוכנים שמספרי הטלפון האישיים שלהם ימסרו לתושבים ולא ניתן לעשות זאת, כמובן, ללא הסכמתם.

לפיכך הועלתה הצעה לרכוש על חשבון המינהל מכשירי טלפון באיכות סבירה בתוספת קו וחבילת אינטרנט, ולהציע לעובדים, שהמינהל מעוניין שיהיו זמינים, את האפשרות להשתמש בטלפון זה. האחריות על המכשיר, תקינותו וזמינותו תוטל על העובד בהתאם לנוהל מפורט שנבנה. המכשיר יחשב הטבה לעובד שתחושב למס הכנסה.

חלק מחברי ההנהלה טענו שזו בקשה קטנונית, אחרים שאלו כיצד יוחלט מי יקבל ומי לא וכיצד נוכל להבטיח שהעובדים אכן יענו לפניות שיגיעו לטלפון הזה. נשמע גם קול האומר שהדבר עשוי לתת תחושה טובה לעובדים האומרת שמעריכים אותם וקשובים לבקשותיהם.

ב 22.3.2022 התקיים דיון נוסף בסוגיה באמצעות הזום.

הוחלט: ההנהלה מאשרת את המהלך, למרות הסתייגויותיה, מגבילה את המינהל לרכישת 10 מכשירים לכל היותר ומעבירה את ההחלטה על הקריטריונים והתנאים למנהלת המינהל.

 

  1. דיווח על פעילות מחלקת קהילה.

אינה, מחזיקת תיק קהילה, עדכנה את חברי ההנהלה.

בשנת 2022 לאחר כארבע שנים, פסגת זאב יצאה מרשימת השכונות שבפוקוס בעיריה, בתחום הקהילתי. יש לכך משמעות כספית, אנחנו מקבלים פחות תקציבי פעילות לקהילה וחברה. דורין מנהלת המחלקה פועלת מול העיריה באגפים השונים להשגת תקציבים נוספים לצורך פעילות קהילתית.

אינה מציעה לאחד תקציבים המיועדים לחגים השונים ולעשות פחות אירועים אך יותר גדולים.

יעל הסבירה שהעיריה מעבירה תקציבים ממחלקות שונות המיועדים למשימות שונות ומחולקים על פני השנה. לא ניתן לאחד אותם או לשנות להם ייעוד. במקומות שזה ניתן אנחנו עושים זאת, כמובן. כמו כן, העיריה מתכננת להעביר לנו סכום גדול מאוד לחגיגות יום ההולדת ואנו אף זוכים לתקציבים בתחומים שונים שבהם לא קיבלנו בעבר. בהסתכלות כללית על הפעילות הקהילתית תרבותית בשכונה יש היצע נרחב ומגוון.

עלינו להשתפר בתחום השיווק, המיתוג והפירסום של האירועים והפעילויות ובכך אנחנו עוסקים באמצעות רכז המדיה החדש שלנו.

 

רשמו: אורלי סבג ויעל כהן.

 

אישור פרוטוקול

 

___________________                                              ____________________ חבר/ת הנהלה                                                                אבישי מזרחי

                                                                                    יו"ר הנהלת המינהל הקהילתי

                                                                                                פסגת זאב

 

 

העתק: חברי הנהלה

אתר המינהל הקהילתי

img